Sommaire de cette page

- Que sont les archives publiques ?
- Le traitement des archives publiques
- Les modalités d'entrée
- Les procédures
- Le contrôle scientifique et technique
- Les archives des communes et structures intercommunales
- Les archives des notaires
- Les archives des services

Que sont les archives publiques ?

Le code du Patrimoine définit les archives (code du Patrimoine L211-1) comme "l'ensemble des documents, quels que soient leur date, leur forme et leur support matériel, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé dans l'exercice de leur activité"

Les archives publiques sont (code du Patrimoine L211-4) :

►les documents qui procèdent de l'activité de l'Etat, des collectivités territoriales, des établissements et entreprises publics
►les minutes et répertoires des officiers publics ou ministériels.

Les archives ont pour objet la preuve et le droit des activités des institutions, administrations, collectivités... (code du Patrimoine article L211-2)

Les archives sont propriété publique, imprescriptibles et inaliénables.

Le contrôle scientifique et technique exercé par le service interministériel des archives de France de la direction générale des patrimoines porte sur les conditions de gestion, de collecte, de sélection et d'élimination ainsi que sur le traitement, le classement, la conservation et la communication des archives.
Il est destiné à assurer la sécurité des documents, le respect de l'unité des fonds et de leur structure organique, la qualité scientifique et technique des instruments de recherche, la compatibilité des systèmes de traitement et la mise en valeur du patrimoine archivistique. (code du Patrimoine R 212-3)

Le contrôle scientifique et technique mentionné à l'article R. 212-3 est exercé, dans les départements, sur pièces ou sur place, par les directeurs des services départementaux d'archives (code du Patrimoine R 212-4)

Le traitement des archives publiques

Des instructions, circulaires ministérielles et autres normes définissent les conditions d'organisation et de gestion des archives, dans tous les domaines d'intervention de ce secteur, comme la durée d'utilité administrative de chaque document, les travaux de reliure et de restauration, les conditions climatiques de conservation, les constructions et aménagements des dépôts, le classement des archives, etc..

Les archives conservées aux Archives départementales sont classées suivant un cadre de classement défini par l'instruction du 18 décembre 1998 sur le classement et la cotation des archives dans les services d'archives départementales.

Pour les archives postérieures au 10 juillet 1940, le cadre de classement a prévu une série W, instaurée officiellement par une circulaire de 1979. Dans le département du Finistère cette pratique a été mise en oeuvre dès 1959.

Les modalités d'entrée

Les archives publiques historiques (aussi appelées définitives) doivent être versées aux Archives départementales, qui en assurent le classement, la conservation et la communication.

Il existe deux types d'entrée d'archives publiques :

le versement : procédure par laquelle les archives d'une administration, d'un établissement ou d'un organisme sont transférées à un service d'archives. Elle implique le transfert de responsabilité au service d'archives destinataire. Cette procédure est accompagnée d'un bordereau de versement.

le dépôt : procédure par laquelle les archives sont confiées, à titre temporaire et révocable à un service d'archives. Le service producteur en reste propriétaire. Exemple : les archives communales, les archives des hôpitaux.

Les procédures

Rappel réglementaire
L’obligation de versement de leurs archives par les services publics est inscrite dans le code du Patrimoine  : « les services départementaux d’archives […] sont tenus de recevoir et de gérer les archives des services déconcentrés de l’Etat ayant leur siège dans le département. Il en va de même des autres archives publiques constituées dans leur ressort ainsi que des archives que les communes sont tenues ou décident de déposer aux archives départementales »(code du Patrimoine article L. 212-8).
Toutes les archives produites par les services publics n’ont cependant pas vocation à être versées aux Archives départementales. Une sélection des documents, basée sur des circulaires interministérielles nationales notamment, est réalisée afin d’identifier les documents qui peuvent être éliminés à la fin de leur durée de conservation réglementaire et ceux qui doivent être versés aux Archives départementales.
La gestion des archives publiques, depuis leur création jusqu’à leur versement ou leur élimination, est soumise au contrôle scientifique et technique de l’Etat sur les archives publiques (code du Patrimoine articles R212-10 et suivants). Dans les départements, ce contrôle est exercé par le directeur des Archives départementales.
Versements et éliminations font l’objet de procédures, permettant aux services producteurs d’archives publiques d’assurer une bonne gestion de leurs archives et de répondre à leurs obligations réglementaires.
Le service des Archives départementales vous apportent aide et conseil pour mettre en œuvre ces procédures.
Le versement
Le bordereau de versement est un « relevé détaillé énumérant les documents ou les dossiers remis à un service d’archives par un service versant ».
Ce document constitue :
un formulaire de prise en charge des archives par les Archives départementales : la prise en charge dégage le service versant de toute responsabilité quant à la conservation des documents dont il est fait mention dans le bordereau,
un instrument de recherche pour le service versant et le public : les bordereaux de versement sont a minima mis à disposition du public en salle de lecture.
Comment rédiger un bordereau de versement ?
La forme et la rédaction du bordereau de versement doivent respecter un certain nombre de règles. Le bordereau de versement doit être dactylographié, afin d’en faciliter l’intégration dans le système d’information des Archives départementales.
Chaque boîte constituant le versement, numérotée de 1 à n à l’exclusion de toute autre mention portée sur la boîte, doit faire l’objet d’une description, afin de permettre la recherche la plus précise possible, tant pour les usagers en salle de lecture que pour le service versant lui-même.
Le service demandeur doit faire parvenir pour validation son projet de bordereau de versement aux Archives par mail, en amont du transfert des documents : aucun versement d’archives n’est accepté sans rédaction et approbation préalables d’un projet de bordereau de versement.
La communicabilité des documents versés est définie à ce stade, en liaison avec le service versant.
Transfert des documents
Une fois le bordereau de versement approuvé, le transfert des documents aux Archives départementales peut avoir lieu.
Il est à la charge du service versant, qui doit prendre rendez-vous afin de programmer le rangement des documents dans les magasins par les agents des Archives.
Les conditions de transport des documents doivent assurer l’intégrité des documents et de leur conditionnement.
Au moment du transfert, le service versant remet aux Archives départementales les trois bordereaux de versement originaux visés par le responsable. Une fois la vérification de l’adéquation de l’analyse des documents avec le contenu des boîtes, un exemplaire du bordereau est transmis au service versant pour prise en charge des documents.
Attention : la demande de versement n’est pas recevable si elle n’est pas signée par un agent ayant reçu une délégation de signature ad hoc.

L'élimination d'archives publiques
Toute élimination d’archives publiques est interdite sans le visa préalable du directeur des Archives départementales, délivré au titre du contrôle scientifique et technique de l’Etat (code du Patrimoine article R212-14).
Comment rédiger un bordereau d’élimination ?
Les services producteurs d’archives publiques doivent donc rédiger un bordereau d’élimination récapitulant :
le type de documents à détruire,
leurs dates extrêmes (date du document le plus récent et date du document le plus ancien),
le nombre de boîtes ou le volume.
Le bordereau d’élimination doit être suffisamment intelligible pour en permettre l’instruction, sans être trop précis, s’agissant de documents à éliminer. Les Archives départementales peuvent apporter leur aide lors de la rédaction.
Attention : l’application de circulaires interministérielles de tri ou de tableaux de gestion établis en coordination avec les Archives départementales ne lève pas l’obligation d’obtenir préalablement à toute destruction d’archives le visa réglementaire du directeur des Archives départementales.
Le bordereau d’élimination doit être transmis aux Archives départementales en trois exemplaires originaux, signés par le responsable du service demandeur : un exemplaire, revêtu du visa du directeur des Archives départementales, en est retransmis au service après instruction.
Elimination matérielle des documents
Les services demandeurs doivent réaliser les éliminations par leurs propres moyens, soit en les réalisant eux-mêmes, soit en faisant appel à un prestataire. Dans ce dernier cas de figure, ils doivent pouvoir produire un certificat de destruction attestant de la destruction des documents, qui leur est fourni par le prestataire qu’ils ont choisi.
Les archives doivent être détruites, par incinération ou, de préférence, par déchiquetage pour recyclage. Les conditions de stockage et de destruction doivent assurer la confidentialité des informations.

Le contrôle scientifique et technique

Le fondement du contrôle

Le contrôle exercé par la direction générale du Patrimoine sur les archives publiques aux différents stades de leur cycle d'utilisation est fondé sur  l'article R 212-4 du code du Patrimoine.

Le code du Patrimoine prévoit en son article L212-6 que la conservation et la mise en valeur des archives appartenant aux communes, aux départements et aux régions, ainsi que celles gérées par les services départementaux d'archives en application de l'article L212-8 et de l'article L212-10 1er alinéa sont assurées conformément à la législation applicable en la matière sous le contrôle scientifique et technique de l'Etat.

Un décret en conseil d'Etat fixe les conditions dans lesquelles les conservateurs d'archives, appartenant au personnel scientifique de l'Etat, mis à disposition du président du Conseil général ou régional, peuvent assurer le contrôle scientifique et technique prévu à l'alinéa précédent.

Le champ du contrôle

L'article R212-3 du code du Patrimoine prévoit que le contrôle scientifique et technique de l'Etat sur les archives des régions, des départements et des communes porte sur les conditions de gestion, de collecte, de tri, d'élimination des documents courants, intermédiaires et définitifs sur le traitement, le classement, la conservation et la communication des archives. Il est destiné à assurer la sécurité des documents , le respect de l'unité des fonds et de leur structure organique, la qualité scientifique et technique des instruments de recherche, la compatibilité des systèmes de traitement, la mise en valeur du patrimoine archivistique. Il s'exerce sur pièce et sur place.

Les modalités de ce contrôle concernent notamment :

- La conservation des archives dans un bâtiment public, respectant les normes de sécurité voulues
- La notification au préfet de tout sinistre, extraction ou détournement d'archives (code du Patrimoine R212-53)
- Tout projet de construction, d'extension ou d'aménagement de bâtiments à usage d'archives (code du Patrimoine R212-54)
- La mise au point d'un procès-verbal de récolement par l'archiviste de chaque collectivité dans l'année suivant son entrée en fonction , contresigné par l'autorité territoriale (code du Patrimoine R212-55)
- La transmission au service interministériel des Archives de France, via l'autorité préfectorale, d'un rapport annuel d'activité ainsi que des instruments de recherche mis à disposition du public (code du Patrimoine R212-56).

L'exercice du contrôle

Le contrôle scientifique et technique sur les archives des collectivités territoriales est exercé au nom de l'Etat par le service interministériel des Archives de France, sous l'autorité du ministre de la Culture dans les conditions suivantes.

Le directeur de la direction du Patrimoine et les inspecteurs généraux des archives assurent le contrôle sur l'ensemble des archives des collectivités territoriales.
les directeurs des services départementaux sur les archives communales du département.

La portée du contrôle

Il convient de faire une distinction entre les différentes catégories d'avis.

- L'avis facultatif est celui donné à une commune en réponse à toute question de sa part. Il s'agit d'un avis que la collectivité n'est pas tenue de demander, et si elle le demande, de prendre en considération, sauf élément rédhibitoire.
- L'avis simple est celui que la collectivité est tenue de demander. Elle peut dans une mesure relative ne pas en tenir compte ou uniquement partiellement.
- L'avis obligatoire est celui que la commune est tenue de demander et de respecter, il donne lieu en général à un visa.

Il convient de souligner que dans certains cas, les subventions susceptibles d'être apportées par les services de l'Etat peuvent être refusées si l'avis n'est pas conforme ou si la collectivité n'en a pas tenu compte.

Les archives des communes et structures intercommunales

Le maire est responsable au civil et au pénal des archives de la commune.  il doit les conserver pour la gestion des affaires communales, pour la justification des droits administratifs et pour la sauvegarde de la mémoire communale.

La commune est propriétaire de ses archives. Elle doit en assurer les frais de conservation en application de l'article L2321-2 du code général des collectivités territoriales .

Le contrôle scientifique et technique exercé par le directeur des Archives départementales porte notamment sur :
- le traitement des archives (collecte, classement, élimination, dépôt, récolement...)
- la conservation (local d'archives, boîtes de conservation, restauration, numérisation, sinistre...)

Liste des procédures

Bâtiments à usage d'archives : construction, extension, réaménagement
Dépôt obligatoire d'archives (communes de moins de 2000 habitants)
Dépôt volontaire d'archives (communes de plus de 2000 habitants)
Dépôt d'office d'archives (toutes communes)
Elimination des documents d'archives
Enquête statistique annuelle du service interministériel des Archives de France
Instruments de recherche : conformité
Prestations externes d'archivage (conservation)
Prestations externes d'archivage (traitement)
Récolement du maire à son entrée en fonction
Reliure et restauration des documents d'archives
Sinistres, soustraction ou détournement de documents d'archives
Tableaux de gestion

Gestion des archives communales et intercommunales

La gestion et le classement des archives communales s'appuient notamment sur  trois textes réglementaires :

►Arrêté du 31 décembre 1926 portant règlement des archives communales

►Circulaire AD 93-1 du 11 août 1993. Instruction pour le tri et la conservation, aux archives communales des documents postérieurs à 1982 produits par les services et établissements publics des communes.

►Instruction DAF/DPACI/RES/2009/018 du 28 août 2009. Tri et conservation des archives produites par les services communs à l'ensemble des collectivités territoriales (communes, départements et régions) et structures intercommunales.

Pour plus de précisions

Site internet du service interministériel des archives de France

Archives départementales du Finistère
5 allée Henri Bourde de la Rogerie
29000 Quimper

Pour plus de précisions

Site internet du service interministériel des archives de France

Archives départementales du Finistère
5 allée Henri Bourde de la Rogerie
29000 Quimper

Les archives des services

Pour toute question relative à la gestion des archives dans les services, contactez nous.

Les archives des notaires

Pour toute question relative à la gestion des archives dans les études notariales, contactez nous.