Certains documents ne sont pas communicables en raison de leur très mauvais étatLes archives publiques sont communicables de plein droit sous certaines réserves :

Dans un dépôt d’archives publiques, il est nécessaire d'être inscrit et d’accepter les termes du règlement de la salle de lecture.

L’état matériel des documents ne permet pas toujours leur communication aux lecteurs. Les Archives départementales peuvent être amenées à refuser de communiquer des documents fragilisés ou dégradés par de mauvaises conditions de conservation avant leur transfert aux Archives départementales.

Les délais de communicabilité des documents d'archives publiques définis par l’article L213-2 du code du Patrimoine et repris en partie dans ce tableau.

Une autorisation de consultation des documents avant expiration de ces délais restrictifs peut être accordée aux personnes qui en font la demande, au travers du formulaire de demande de dérogation.

Attention : pour les archives publiques postérieures à 1940, la communication peut être différée dans le temps, afin de permettre aux Archives de déterminer le délai de communicabilité applicable.

La communication des documents administratifs est régie par la loi d’accès aux documents administratifs. Pour plus d’information à ce sujet, se reporter au site de la Commission d’accès aux documents administratifs (www.cada.fr).

La dérogation

Les Archives départementales instruisent la demande déposée par le lecteur, afin de déterminer si «  la consultation de ces documents ne conduit pas à porter une atteinte excessive aux intérêts que la loi a entendu protéger » (code du Patrimoine article L213-3).

Les Archives et le service qui a procédé au versement des documents demandés en consultation donnent respectivement un avis.
La demande est transmise au service interministériel des Archives de France qui notifie sa décision directement à l’usager.
Une demande de dérogation peut porter sur un document  ou plusieurs dossiers.

La procédure dure deux mois à compter de la date d’enregistrement de la demande. Il est important et nécessaire de tenir compte de ce délai.
Dans le cadre d’une recherche universitaire, et plus particulièrement pour la période contemporaine, il est recommandé d’identifier le plus rapidement et le plus exhaustivement possible les sources nécessaires, afin d’éviter d’avoir à formuler plusieurs demandes dans le courant de l’année, ce qui peut être une source de retards dans l’exploitation des sources.

Remplir votre formulaire de dérogation

Le formulaire de dérogation se compose de trois feuillets :

►Le premier vous permet de vous identifier et de présenter l’objet de votre recherche,

►Le deuxième permet de motiver votre demande, et consiste également en un engagement de réserve quant à l’exploitation que vous ferez des informations auxquelles vous aurez eu accès par dérogation (dans le cas de la protection de la vie privée, anonymisation des informations par exemple),

►Le troisième, appelé feuillet intercalaire, a pour objet de référencer le(s) document(s) auxquels vous souhaitez avoir accès : la cote doit nécessairement y être portée, afin d’identifier avec certitude les documents demandés.